viernes, 9 de noviembre de 2007

introduccion de datos

5. INTRODUCCION DE DATOS

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
2. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
3. Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:
4. INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
5. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
6. CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
7. Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.
8. Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
9. Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

MODIFICAR DATOS


Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar.
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

TIPOS DE DATOS

En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
· VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
· FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

ERRORES EN LOS DATOS
· Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.



Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
· Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:


Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá
además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como: Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

Seleccion de Columnas y filas

4. SELECCIÓN DE COLUMNAS, FILAS

SELECCIONAR COLUMNA/FILA
Hacer un clic en el encabezado para Columna C.
Queda seleccionada la COLUMNA C completamente.

SELECCIÓNAR UNA FILA
Hacer un clic en el encabezado para la Fila 10.
Queda seleccionada toda la fila.

Seleccionar Columnas/Filas: Arrastrar
1. Arrastrar a través de los encabezados para Columnas B, C, y D.
Las columnas B, C, Y D son seleccionadas. Mientras arrastra, aparece un aviso que le dice cuantas columnas seleccionó. Después que suelta el botón del ratón, el Cuadro de Nombre muestra solo la celda superior izquierda seleccionada.

2. Arrastrar a través de los encabezados para la Fila 2 hasta la Fila 7.
Las filas 2, 3, 4, 5, 6, y 7 son seleccionadas. Mientras está arrastrando, aparece un aviso que muestra cuantas filas han sido seleccionadas. Después que suelta el botón del ratón, el Cuadro de Nombre muestra solo la celda de referencia para la celda de arriba a la izquierda seleccionada.

Seleccionar Columnas/Filas: Teclas
1. Seleccionar la Columna A mediante clic en el encabezado.
2. Mantener apretada la tecla SHIFT y seleccionar la Columna D. Soltar el botón del mouse.
Las columnas A, B, C, y D son seleccionadas.
3. Seleccionar la Fila 3.
4. Mantener apretada la tecla SHIFT y seleccionar la Fila 7. Soltar el botón del mouse.
Las Filas 3, 4, 5, 6, y 7 son seleccionadas.



Seleccionar Columnas/Filas: No-Adyacentes
1. Seleccionar la Columna B.
2. Mantener apretada la tecla CTRL y seleccionar las Columnas D y F.
3. Mientras aún mantiene apretada la tecla CTRL, seleccionar las Filas 1, 3, 5 y 7.
Todas las columnas y filas se encuentran aún seleccionadas. Desde luego que esto también funciona solamente para las columnas, o solo para las filas!
TOMADO DE:
http://www.jegsworks.com/Lessons-sp/numbers/basics/start.htm

Desplazamiento por una hoja de calculo

3. DESPLAZAMIENTO POR UNA HOJA DE CÁLCULO


MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de fórmulas:


Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.


MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

Tomado de: www.aulaclic.es/excel2007

Partes de la ventana de Excel

2. PARTES DE LA VENTANA DE MICROSOFT OFFICE EXCEL


Cuando ingresas al programa inmediatamente te presenta la siguiente ventana.


Las partes más sobresalientes son:


a) BARRA DE TÍTULO
Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. A la derecha están los botones de control para minimizar la ventana, restaurar la ventana y cerrar la ventana.


b) LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO
La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer, Rehacer, entre otras.
Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se necesitan. Para ello hacer clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.
Se abrirá un cuadro de diálogo desde donde podrás añadir las acciones que necesites.


c) LA BANDA DE OPCIONES
La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.


d) EL BOTÓN OFFICE
Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.
Este menú contiene tres tipos básicos de elementos:
· Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Nuevo,Guardar y Abrir.
· Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción imprimir, preparar, enviar, entre otras.


e) LA BARRA DE FÓRMULAS
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.


f) LA BARRA DE ETIQUETAS
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.


g) LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO
Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.


h) LA AYUDA
Existen dos metodos para activar la ayuda:
· Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante:
· Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Texto tomado de : www.aulaclic.es/excel2007

Formas para Ingresar a Excel

1. FORMAS DE INGRESAR A MICROSOFT EXCEL 2007

Para ingresar a Microsoft Office Word se puede de las siguientes formas:

FORMA 1

En el BOTÓN INICIO damos clic izquierdo, seleccionamos la opción TODOS LOS PROGRAMAS, luego MICROSOFT OFFICE y a continuación MICROSOFT OFFICE EXCEL




FORMA 2

Los programas que se utilizan con frecuencia se denominan PROGRAMAS RECIENTES, estos se encuentran en el BOTÓN INICIO



FORMA 3

El acceso directo que se encuentra en el escritorio.



FORMA 4

En la barra de inicio rápido podemos encontrar el acceso directo a Microsoft Word


conoces otra forma para ingresar??